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Front Office Specialist (all genders)

Festanstellung, Vollzeit · Karlsruhe - Burg
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Beschreibung
Als erfahrenes Organisationstalent bist Du das Herzstück unseres Office-Bereichs und sorgst am Front Desk für einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags. Mit Deinem souveränen Auftreten bist Du erste Anlaufstelle für Gäste, Mitarbeitende und externe Partner und schaffst eine professionelle und einladende Atmosphäre.
Darauf kannst Du dich freuen
  • Du verantwortest den Empfangsbereich sowie das gesamte Besuchermanagement und sorgst mit deinem freundlichen Auftreten dafür, dass sich alle Gäste bei uns willkommen und gut betreut fühlen.
  • Du koordinierst und organisierst Termine, verwaltest die Barkasse und den Uhrenverleih und kümmerst dich zuverlässig um die Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.
  • Du übernimmst eigenständig die Terminplanung und -koordination für interne und externe Meetings sowie Veranstaltungen.
  • Du planst und organisierst Offsites und Workshops und begleitest die Durchführung von Firmenveranstaltungen, Team-Events und Afterwork-Aktivitäten.
  • Du buchst Reisen und Unterkünfte für unsere Mitarbeitenden und achtest dabei auf Budget, Komfort und Effizienz.
  • Du sorgst für eine optimale Ausstattung unserer Innenräume und Arbeitsplätze –mit einem geschulten Blick fürs Detail und einem hohen Anspruch an Qualität.
  • Du unterstützt bei der Organisation und Verwaltung unseres Fuhrparks.
  • Du bringst dich aktiv in Projekte und Sonderthemen rund um das Office Management ein und trägst so zur kontinuierlichen Weiterentwicklung unseres Arbeitsumfelds bei. 
Was Dich auszeichnet
  • Du verfügst über mehrjährige Erfahrung im Office Management, am Empfang oder in der Hotellerie – idealerweise in einer serviceorientierten Position mit direktem Gästekontakt oder in einer vergleichbaren Position.
  • Du bist ein echtes Organisationstalent, arbeitest selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert.
  • Dein sicheres, freundliches Auftreten und deine ausgeprägte Serviceorientierung zeichnen dich aus.
  • Du besitzt sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
  • Du bist versiert im Umgang mit MS Office und modernen Bürosystemen und zeigst Bereitschaft, neue Systeme zu erlernen.
  • Diskretion, Zuverlässigkeit und Teamgeist sind für Dich selbstverständlich.
Was wir Dir bieten
  • Benefit App: Nutze unsere Benefit App mit flexiblen Angeboten für Sport, Zuschüsse zur Kinderbetreuung oder ein Mobilitätsbudget – monatlich 80 € pro Person.
  • Kostenloses Mittagessen: Genieße ein kostenloses Mittagessen, um dich zu stärken und dich mit Kolleg*innen zu vernetzen.
  • Unbefristeter Vertrag: Wir bieten dir einen unbefristeten Arbeitsvertrag für Sicherheit und langfristige Karriereperspektiven.
  • 30 Tage Urlaub: Profitiere von 30 Urlaubstagen pro Jahr, um neue Energie zu tanken und Inspiration zu finden.
  • Zusätzliche freie Tage: Genieße am 24. und 31. Dezember jeweils einen zusätzlichen freien Tag, um die Feiertage voll auskosten zu können.
  • Work Abroad: Nutze die Möglichkeit, bis zu 20 Tage pro Jahr aus dem Ausland zu arbeiten und neue Kulturen kennenzulernen.
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Über uns
Gemeinsam wachsen – werde Teil unseres Teams!
Wir stehen für eine dynamische Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und einem starken Teamgeist. Wir wachsen schnell – und gerne auch mal über uns hinaus. Dabei gestalten wir unsere Zukunft aktiv selbst, indem wir ein inspirierendes und attraktives Arbeitsumfeld schaffen.
Du willst uns dabei unterstützen? Dann bewirb Dich jetzt und werde ein wertvoller Teil unseres Teams in einem Unternehmen, das stetig wächst – mit Dir!
About
As an experienced organizational talent, you are the heart of our office area and ensure smooth day-to-day operations at the front desk. With your confident demeanor, you are the first point of contact for guests, employees, and external partners, creating a professional and welcoming atmosphere.
What you can expect
  • You are responsible for the reception area and all visitor management, ensuring that all guests feel welcome and well taken care of with your friendly manner.
  • You coordinate and organize appointments, manage petty cash and the watch lending service, and reliably handle the ordering of office and consumable supplies.
  • You independently take on the scheduling and coordination of internal and external meetings and events.
  • You plan and organize offsites and workshops, and support the execution of company events, team events, and after-work activities.
  • You book travel and accommodation for our employees, keeping an eye on budget, comfort, and efficiency.
  • You ensure our interiors and workspaces are optimally equipped—with a keen eye for detail and a high standard of quality.
  • You assist in the organization and management of our company vehicle fleet.
  • You actively contribute to projects and special topics related to office management, helping to continuously improve our work environment.
What sets you apart
  • You have several years of experience in office management, at a reception desk, or in the hospitality industry—ideally in a service-oriented position with direct guest interaction or a comparable role.
  • You are a true organizational talent, working independently, in a structured and solution-oriented way.
  • Your confident, friendly manner and strong service orientation set you apart.
  • You have excellent German and English skills, both written and spoken.
  • You are proficient in MS Office and modern office systems and are willing to learn new systems.
  • Discretion, reliability, and team spirit are a matter of course for you.
What we offer
  • Benefit App: Use our benefit app with flexible offers for sports, childcare subsidies, or a mobility budget—€80 per month per person.
  • Free Lunch: Enjoy a free lunch to recharge and connect with colleagues.
  • Permanent Contract: We offer you a permanent employment contract for security and long-term career prospects.
  • 30 Days of Vacation: Benefit from 30 vacation days per year to recharge and find inspiration.
  • Additional Days Off: Enjoy an extra day off on both December 24th and 31st to fully enjoy the holidays.
  • Work Abroad: Take advantage of the opportunity to work from abroad for up to 20 days per year and experience new cultures.
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